Rotinas do Quotidiano e Gestão de Recursos Humanos

terça-feira, 14 de maio de 2013

Ficha nº 4 - Exemplo de fax / Fax da secretaria

Fax á secretaria da escola

No dia 13 de Maio de 2013, a turma CEF 5 – Curso Técnico de Secretariado, dirigiu-se à secretaria da escola para aprender como enviar um fax. Aproveitamos o facto de estarmos a dar essa matéria na disciplina, para enviarmos um fax aos Horários do Funchal, para agradecer a visita de estudo que tivemos no dia 06 de Maio de 2013.

Enviamos este fax, aos Horários do Funchal, com a ajuda do Senhor Paulino, responsável pela área de alunos da secretaria da escola.

1. Imprimiu o documento feito no computador pela turma.

2. Colocou o original da folha com o lado impresso voltado para cima na impressora.

3. Usou o teclado numérico do painel de controlo para marcar o número do fax dos Horários do Funchal.

4. Pressionou o botão iniciar para que seja enviado o fax.

5. Marcou também o número do fax da escola.

6. Após marcar o número do fax da escola e o número de fax dos Horários do Funchal, pareceu as expressões: a ler …, a marcar …, a chamar … Depois de esperar algum tempo o fax foi enviado e a impressora imprimiu uma página de confirmação (retorno), com a indicação da data, hora e nome da escola.

7. Na folha do retorno, aparecem algumas indicações tais como: nº trabalho, endereço de destino; ID destino; hora; tempo usado; nº de páginas; resultado ok.

8. Assim que confirmado que o fax foi realmente enviado, agrafamos o retorno ao original.

Ficha nº 4 - Fax enviado aos Horários do Funchal

quarta-feira, 8 de maio de 2013

Ficha nº 4 - Fax /Correio Eletrónico - 3º Período

Faxes

O fax serve para enviar mensagens informais e urgentes. A linguagem deve simplificar-se ao máximo para que a mensagem seja clara e concisa.

O fax não deve ser utilizado para substituir as cartas. Se tratar de uma correspondência formal e oficial podem-se, quanto muito, enviar por fax uma cópia da carta que foi mandada nesse dia pelo correio, indicando isso mesmo no impresso de cobertura.

Não se deve mandar parabéns ou agradecimentos por fax, o mesmo se aplica aos convites.

É escusado lembrar que os faxes não devem contar mensagens confidenciais ou íntimas, porque nunca se sabe quantas pessoas terão acesso ao número do fax do interlocutor.

Podem ser enviados por fax, documentos escritos à mão, a computador, gráficos, tabelas, mapas, etc.

Correio Eletrónico

O correio Eletrónico é mais rápido e menos formal do que a comunicação escrita. Não se deve mandar a mensagem sem reler: nada dá pior impressão do que uma mensagem cheia de erros ou gralhas.

Seja educado, mas sem exageros protocolares. O correio eletrónico é quase tão informal quanto uma chamada telefónica mas pode ser impresso como um memorando.

Os termos em que se escreve variam conforme o destinatário da mensagem.

Partes que constituem o email:
1- Vocativo
2- Corpo do texto
3- Encerramento
4- Assinatura