Escola Básica e Secundária Dr. Ângelo Augusto da Silva

Disciplina: Tarefas do quotidiano e de gestão de Recursos Humanos

Curso de Educação e Formação – Secretariado Tipo 5

Ficha nº4

Comunicação Escrita Empresarial

Para que este tipo de comunicação seja eficaz, deve obedecer a regras elementares, das quais se podem destacar as seguintes:

Objetividade: É necessário responder a estas questões:

1-      Porque se está a redigir esta mensagem?

2-      A quem se destina?

3-      Qual é a ideia principal da mensagem?

Concisão:

Os documentos ou mensagens devem ser escritos em poucas palavras, não deve ser documentos extensos com grandes parágrafos.

A concisão exige uma redacção curta, com o objetivo de transmitir a mensagem de uma forma rápida.

Clareza:

 A clareza de uma mensagem passa por:

- Organização de ideias, focalizando o assunto sobre o qual estamos a escrever.

- Lógica de exposição.

 - Vocabulário simples.

- Evitar repetição das mesmas palavras.

- Frases curtas permitem uma melhor compreensão das ideias expostas.

- Deve-se, ainda, escrever utilizando verbos com sujeitos indeterminado, na 3ºpessoa do singular e não na 1ºpessoa do singular ou do plural.

Coerência:

Coerência, é expor as suas ideias de uma forma lógica, dando uma sequência correcta ao que pretende transmitir.

Deve-se fazer um breve resumo, listando as principais ideias e tópicos, e definir uma ordem lógica, procurando que haja desvios relativamente ao assunto central.

Conclusão:

Aconselha-se na conclusão a destacar os seguintes tópicos:

- Desenvolver sempre o texto em três partes: inicio, meio e fim.

- Optar sempre por escrever uma palavra portuguesa em vez de estrangeiro.

- Quando utilizar abreviaturas ou siglas, deve-se inicialmente ser escritas por extenso.

- Utilizar apenas as palavras cujo significado se conhece.

- Escrever parágrafos curtos.

- Não repetir a mesma palavra muitas vezes ao longo do texto.